Propozimet e automatizimit shpesh mbështeten në pohime të gjera: kjo do të kursejë kohë, do të zvogëlojë gabimet dhe do të përmirësojë përvojën e klientit. E gjitha kjo mund të jetë e vërtetë, por pohime të tilla janë të vështira për t'u vlerësuar dhe të lehta për t'u hedhur poshtë. Një drejtor financiar i kërkuar të miratojë një buxhet do të dijë sa kohë, cilat gabime dhe sa vlen përmirësimi kundrejt kostos.
Një business case i mirë u përgjigjet atyre pyetjeve me numra të mbështetur në mënyrën se si ekzekutohet procesi sot. Nuk ka nevojë të jetë i saktë deri në minutë, por duhet të jetë i gjurmueshëm: kushdo që e lexon duhet të shohë se nga erdhi çdo shifër dhe të mund t'i vërë në dyshim supozimet. Ky kuadër paraqet një strukturë për të ndërtuar një rast të tillë.
Vendosni bazën
Gjithçka në business case varet nga një pamje e ndershme e gjendjes aktuale. Pa një bazë, nuk ka asgjë kundrejt së cilës të krahasoni gjendjen e ardhshme dhe asnjë mënyrë për t'i verifikuar përfitimet pasi projekti të ketë përfunduar. Baza duhet të mbulojë katër dimensione.
- Vëllimi: sa herë ekzekutohet procesi në një javë ose muaj tipik dhe si ndryshon ai sipas sezonit.
- Përpjekja: sa kohë pune direkte merr çdo rast, te të gjithë të përfshirët.
- Koha e ciklit: sa zgjat procesi nga fillimi në fund, përfshirë pritjen.
- Cilësia: sa shpesh diçka shkon keq dhe çfarë duhet për ta korrigjuar.
Vëllimi zakonisht gjendet në sisteme. Përpjekja është më e vështirë, sepse sistemet rrallë regjistrojnë kohën e punës direkte. Metoda më praktike është t'u kërkoni njerëzve që e bëjnë punën të matin një kampion rastesh për një ose dy javë, ose të vëzhgoni disa raste drejtpërdrejt. Vlerësimet e vetëraportuara pa asnjë matje tentojnë të jenë ose shumë të ulëta, sepse njerëzit i harrojnë hapat e vegjël, ose shumë të larta, sepse rastet frustruese janë më të paharrueshmet.
Koha e ciklit shpesh mund të nxirret nga vulat kohore: kur u pranua një kërkesë dhe kur u përfundua. Cilësia matet duke numëruar ripunën, si faturat e kthyera për korrigjim, ticket-et e rihapura ose rregullimet e pagave të bëra pas ekzekutimit. Aty ku shifrat e sakta nuk janë të disponueshme, një kampion i dokumentuar është shumë më i mirë se një hamendësim.
Përkthejeni bazën në vlerë
Me një bazë në vend, mund të vlerësoni vlerën e përmirësimit. Komponenti më i drejtpërdrejtë është koha e kursyer. Si ilustrim, nëse një ekip përpunon 600 kërkesa shpenzimesh në muaj dhe secila zgjat dymbëdhjetë minuta për t'u rishikuar, kjo është 120 orë në muaj. Nëse automatizimi i kryen kontrollet për kërkesat e thjeshta dhe e ul kohën mesatare të rishikimit në katër minuta, kursimi është rreth 80 orë në muaj.
Kini kujdes se si e përshkruani atë kohë. Orët e kursyera rrallë përkthehen në ulje të numrit të punonjësve dhe paraqitja e tyre në atë mënyrë mund të krijojë rezistencë dhe pritshmëri që nuk do të përmbushen. Më shpesh, koha ridrejtohet: ekipi përballon vëllim në rritje pa shtuar staf, e mbyll muajin më herët, ose shpenzon më shumë kohë në analizë dhe përjashtime. Thoni qartë cila prej këtyre pritet.
Komponentë të tjerë të vlerës shpesh janë më të rëndësishëm se koha. Kohë më të shkurtra cikli mund të nënkuptojnë se furnitorët paguhen në afat dhe mund të përdoren kushtet e pagesës së hershme. Më pak gabime mund të nënkuptojnë më pak kredi për klientët, më pak çështje compliance ose më pak kohë në auditime. Onboarding më i shpejtë do të thotë se punonjësit e rinj bëhen produktivë më herët. Aty ku këto mund të vlerësohen, përfshijini. Aty ku nuk mund të vlerësohen, përshkruajini cilësisht, në vend që të shpikni shifra.
Një business case fiton besim kur çdo numër në të mund të gjurmohet te diçka që dikush e ka matur.
Llogaritni koston e plotë
Ana e kostos nënvlerësohet shpesh. Licencat e softuerit dhe tarifat e implementimit janë zërat e dukshëm, por një pamje e plotë përfshin edhe kohën e stafit të brendshëm gjatë dizajnit dhe testimit, përpjekjen për të pastruar të dhënat para se automatizimi të mund t'u mbështetet, trajnimin dhe menaxhimin e ndryshimit, si dhe mirëmbajtjen e vazhdueshme.
Mirëmbajtja meriton vëmendje të veçantë. Proceset e automatizuara kanë nevojë për dikë që t'i monitorojë, të trajtojë përjashtimet, të përditësojë rregullat kur ndryshojnë politikat dhe të rregullojë integrimet kur sistemet e lidhura përmirësohen. Nëse askush nuk caktohet për këtë, automatizimi do të degradojë dhe njerëzit do të kthehen në heshtje te zgjidhjet alternative manuale. Përfshini në rast një vlerësim realist të zotërimit të vazhdueshëm.
Paraqisni intervale dhe supozime
Vlerësimet me një pikë të vetme sugjerojnë një saktësi që rrallë ekziston. Një paraqitje më e ndershme jep një skenar konservator, të pritur dhe optimist, me supozimet kryesore pas secilit. Për shembull, skenari konservator mund të supozojë se automatizimi i trajton 50 për qind të rasteve pa ndërhyrje, skenari i pritur 70 për qind dhe ai optimist 85 për qind.
Listimi i qartë i supozimeve ka një përfitim praktik: u tregon vendimmarrësve saktësisht çfarë duhet të jetë e vërtetë që përfitimet të materializohen dhe e bën rastin më të lehtë për t'u rishikuar pas implementimit. Nëse shkalla reale e automatizimit del më e ulët se e pritura, mund të shihni cili supozim ishte i gabuar dhe të rregulloni.
- Deklaroni shifrat e bazës dhe si u matën.
- Tregoni ndryshimin e pritur për çdo metrikë në çdo skenar.
- Listoni supozimet, veçanërisht shkallët e automatizimit dhe adoptimin.
- Përfshini veçmas kostot njëherëshe dhe ato të vazhdueshme.
- Përshkruani përfitimet që nuk mund të kuantifikohen, pa u caktuar një numër.
Planifikoni si do të verifikohen përfitimet
Një business case nuk duhet të mbarojë te miratimi. Vendosni paraprakisht si do ta matni rezultatin: cilat metrika, nga cilat sisteme, në çfarë intervalesh. Idealisht, të njëjtat matje të përdorura për bazën përsëriten tri dhe gjashtë muaj pas go-live. Kjo e kthen rastin nga një argument i njëhershëm në një evidencë të asaj që organizata fitoi vërtet dhe ndërton besueshmëri për propozimin tjetër.
Nga ku të filloni
Zgjidhni procesin që po shqyrtoni dhe mblidhni dy javë të dhëna baze për vëllimin, përpjekjen, kohën e ciklit dhe gabimet. Përdorni një kampion nëse të dhënat e plota nuk janë të disponueshme dhe shënoni si u mblodhën. Vlerësoni ndryshimin që automatizimi mund të sjellë në mënyrë realiste nën tri skenarë dhe listoni kostot me ndershmëri, përfshirë zotërimin pas nisjes. Mbajeni dokumentin mjaft të shkurtër sa një lexues i zënë të mund ta ndjekë logjikën për disa minuta. Një rast modest, i mbështetur mirë, është shumë më bindës se një i ambicioz që nuk mund të kontrollohet.