Shumë projekte automatizimi nisin me një mjet. Një ekip sheh një demonstrim të një platforme workflow, të një asistenti AI ose të një funksioni të ri në softuerin ekzistues, dhe pyetja bëhet «për çfarë mund ta përdorim këtë?» Mjeti instalohet, ndërtohen disa procese pune dhe gjashtë muaj më vonë rezultatet janë të modesta. Disa detyra janë më të shpejta, por procesi në tërësi nuk është dukshëm më i mirë dhe njerëzit kanë mësuar të anashkalojnë automatizimin e ri njësoj siç anashkalonin hapat e vjetër manualë.
Problemi zakonisht nuk është mjeti. Është rendi i vendimeve. Kur mjeti vjen i pari, procesi përkulet për t'iu përshtatur asaj që mjeti bën mirë. Kur procesi vjen i pari, mjeti zgjidhet dhe konfigurohet për të mbështetur atë që puna kërkon vërtet. Ky udhëzues paraqet një sekuencë praktike për qasjen e dytë.
Filloni me rezultatin, jo me detyrën
Para se të shikoni hapat individualë, bihuni dakord se për çfarë shërben procesi dhe si do ta dinit se po funksionon. Për një proces miratimi faturash, rezultati mund të jetë «çdo faturë e vlefshme miratohet dhe planifikohet për pagesë brenda pesë ditëve pune, me një evidencë të qartë se kush e miratoi». Për triazhin e supportit, mund të jetë «çdo ticket mbërrin te një person që mund ta zgjidhë që në caktimin e parë».
Kornizimi i rezultatit në këtë mënyrë bën dy gjëra. Ju jep një masë për ta testuar dizajnin dhe e ndal projektin të shkojë drejt automatizimit të detyrave që nuk kontribuojnë te rezultati. Është e zakonshme të zbulohet se një hap ku njerëzit shpenzojnë shumë kohë, si formatimi i një përmbledhjeje javore, nuk ka shumë rëndësi për askënd më poshtë në zinxhir, ndërsa një hap që duket i vogël, si kapja e qendrës së saktë të kostos që në fillim, përcakton nëse gjithçka pas tij shkon rrjedhshëm.
Hartoni procesin ashtu siç ekzekutohet vërtet
Hapi tjetër është ta përshkruani procesin aktual me ndershmëri. Dokumentacioni shpesh pasqyron se si u dizajnua procesi vite më parë. Ajo që ka rëndësi është se si ekzekutohet sot, përfshirë kontrollët informale, bisedat anësore dhe zgjidhjet alternative. Mënyra më e besueshme për ta kapur këtë është të ndiqni disa raste të fundit nga fillimi në fund me njerëzit që i trajtuan.
Për çdo hap, regjistroni kush e bën, çfarë informacioni i duhet, nga vjen ai informacion dhe çfarë prodhon. Kushtojini vëmendje të veçantë dorëzimeve, sepse aty përqendrohen vonesat dhe gabimet. Një kërkesë që lëviz nga shitjet te financa te operacionet ka tri mundësi të presë në një radhë dhe dy mundësi të humbasë kontekstin.
- Shkaktuesi: çfarë e nis procesin dhe si mbërrin?
- Hyrjet: çfarë informacioni nevojitet dhe ku ndodhet?
- Hapat: çfarë bëhet, nga kush, në cilin sistem?
- Vendimet: ku zgjedh dikush midis opsioneve dhe mbi çfarë baze?
- Dorëzimet: ku lëviz puna midis njerëzve ose ekipeve?
- Daljet: çfarë prodhohet dhe kush e përdor më pas?
Ndani rregullat nga gjykimi
Pasi procesi është hartuar, kaloni në çdo pikë vendimi dhe pyesni nëse ndjek një rregull apo kërkon gjykim. Një rregull mund të shkruhet: faturat nën një shumë të caktuar nga furnitorë të miratuar shkojnë te përgjegjësi i buxhetit; ticket-et që përmendin një gabim faturimi shkojnë te radha e faturimit. Gjykim do të thotë të peshoni kontekst që është i vështirë të specifikohet paraprakisht: nëse një ankesë klienti sinjalizon një rrezik më të gjerë në marrëdhënie, ose nëse një shpenzim i pazakontë është i arsyeshëm duke pasur parasysh rrethanat.
Hapat e bazuar në rregulla janë kandidatë të fortë për automatizim. Hapat e gjykimit zakonisht duhet të mbeten te njerëzit, por automatizimi prapë mund të ndihmojë duke mbledhur informacionin përkatës dhe duke e paraqitur qartë, që personi që vendos ta shpenzojë kohën duke vendosur, jo duke kërkuar. Në shumë procese, përfitimi më i madh nuk vjen nga heqja e njerëzve, por nga heqja e punës përgatitore që rrethon vendimet e tyre.
Automatizimi i mirë nuk e heq gjykimin nga një proces. Ai heq gjithçka që i pengon gjykimit.
Ky është edhe momenti për të vënë në dyshim nëse disa hapa duhet të ekzistojnë fare. Është e zakonshme të gjesh miratime që u shtuan pas një incidenti të vetëm vite më parë dhe kurrë nuk u rishikuan, ose kontrolle që dyfishojnë një kontroll që kryhet tashmë diku tjetër. Thjeshtimi i procesit para se ta automatizoni është pothuajse gjithmonë më i lirë se automatizimi i një hapi dhe pastaj mirëmbajtja e tij.
Dizajnoni për përjashtimet që në fillim
Shumica e proceseve kanë një rrugë të drejtpërdrejtë që mbulon shumicën e rasteve dhe një bisht të gjatë përjashtimesh: informacion i munguar, shuma të pazakonta, klientë me kushte speciale, kërkesa që nuk hyjnë në asnjë kategori. Projektet që nisin me mjetin tentojnë të automatizojnë rrugën e drejtpërdrejtë dhe t'i lënë përjashtimet të trajtohen në mënyrë informale, që shpesh do të thotë me email, jashtë çdo sistemi. Me kalimin e kohës, përjashtimet bëhen pjesa e procesit që merr më shumë përpjekje dhe ka më pak dukshmëri.
Një dizajn i orientuar nga procesi i trajton përjashtimet si pjesë të procesit. Për çdo hap të automatizuar, vendosni çfarë ndodh kur hyrja është e paplotë ose e papritur. Kush njoftohet? Çfarë informacioni marrin? Ku e regjistrojnë vendimin e tyre dhe si kthehet rasti në rrjedhën e automatizuar më pas? Këto pyetje janë më të lehta për t'u përgjigjur në fazën e dizajnit se pas vënies në punë të automatizimit, kur përjashtimet tashmë po grumbullohen.
Zgjidhni dhe konfiguroni mjetin të fundit
Me rezultatin, procesin e vërtetë, rregullat e vendimit dhe rrugët e përjashtimeve të përshkruara, kërkesat ndaj mjetit bëhen shumë më të qarta. E dini cilat sisteme duhet të shkëmbejnë të dhëna, cilat vendime duhet të automatizohen, çfarë vëllimi përballon procesi dhe çfarë lloj gjurme auditimi nevojitet. Në këtë pikë, shpesh del se sistemet ekzistuese mund të bëjnë më shumë se sa pritej, ose se një integrim i thjeshtë zgjidh shumicën e problemit pa një platformë të re.
Kur nevojitet një mjet i ri, vlerësojeni kundrejt dizajnit, jo kundrejt një liste funksionesh. A mund t'i përfaqësojë rregullat tuaja të vendimit mjaft qartë sa dikush tjetër, jo vetëm ndërtuesi, t'i kuptojë dhe t'i ndryshojë? A i trajton përjashtimet në një mënyrë që i mban të dukshme? A mund të regjistrojë kush bëri çfarë dhe kur? A do të ketë ende kuptim kur vëllimi dyfishohet ose kur procesi ndryshon?
- Preferoni konfigurime që përgjegjësit e biznesit mund t'i lexojnë dhe t'i rregullojnë, jo vetëm zhvilluesit.
- Mbani një sistem të vetëm evidencash për çdo lloj të dhënash, në vend që t'i kopjoni në mjetin e automatizimit.
- Bëjeni çdo vendim të automatizuar të gjurmueshëm te rregulli që e prodhoi.
- Planifikoni si do të monitorohet automatizimi dhe nga kush, para se të hyjë në punë.
Nga ku të filloni
Zgjidhni një proces të vetëm dhe shkruani një rezultat njëfjalësh për të. Ndiqni tre deri në pesë raste të fundit me njerëzit që i trajtuan, duke shënuar çdo hap, vendim dhe dorëzim. Shënoni çdo vendim si rregull ose gjykim dhe listoni përjashtimet më të zakonshme. Vetëm atëherë shikoni çfarë mund të bëjnë tashmë sistemet tuaja aktuale dhe ku një mjet ose integrim i ri do të ndihmonte vërtet.
Kjo sekuencë zgjat pak më shumë në fillim se instalimi i një mjeti dhe ndërtimi i proceseve të punës, por prodhon automatizim që i përshtatet punës, është më i lehtë për t'u mirëmbajtur dhe jep rezultatin që procesi duhej të arrinte që në krye.